Reisekosten im Steuerrecht – Steuerliche Absetzungen
Dienstlich unterwegs? Ein Überblick für steuerliche Begünstigungen
Wenn man für den Arbeitgeber quer durch die Welt reist oder auch nur von Essen nach Dortmund fährt, so stellt sich oft die Frage, wie dies steuerlich berücksichtigt wird und ob Erstattungen seitens des Arbeitgebers als Arbeitslohn zu versteuern sind.
Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitgeber verpflichtet Sie an einer dreitägigen Schulung außerhalb der Arbeitsstätte in München teilzunehmen. Sie müssen die Anreise planen, Hotel oder andere Übernachtungsmöglichkeiten buchen und letztlich auch Essen und Trinken bezahlen.
Jetzt ergeben sich zwei Optionen:
Option 1: Sie bezahlen die Kosten hierfür selbst
Grundsätzlich sind alle Kosten, die im Rahmen einer sogenannten Dienstreise anfallen, als Werbungskosten anzusetzen, sofern Sie natürlich beruflich veranlasst sind. Hierunter fallen An-und Abreisekosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten wie z.B. die Sitzplatzreservierung.
Diese Aufwendungen können mit Ausnahme der Verpflegungskosten zu 100% als Werbungskosten gem. §9 Einkommensteuergesetz (EStG) von den Steuern abgesetzt werden und wirken sich nach Ihrem persönlichen Steuersatz aus. Die Verpflegungskosten werden im Rahmen von Pauschalen berücksichtigt, welche entweder 14€ oder 28€ betragen. Der Abzug von den tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Kosten eines Restaurantbesuchs) ist nicht möglich. Die genauen Voraussetzungen können Sie dem zusammenfassenden Schaubild entnehmen.
Eine Erstattung zu 100% erfolgt daher leider nicht und ein gewisser Teil der Kosten wird somit von Ihnen selbst getragen.
Option 2: Arbeitgeber erstattet Ihnen die Kosten
Haben Sie das Glück, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen die hiermit verbundenen Kosten erstattet, so handelt es sich hierbei um steuerfreien Arbeitslohn nach §3 Nr. 16 EStG, mit der Folge, dass Sie die Erstattungen nicht versteuern müssen. Gleichzeitig können Sie jedoch auch die von Ihnen bezahlten Kosten, soweit sie durch den Arbeitgeber übernommen wurden, steuerlich nicht als Werbungskosten ansetzen.
Als Faustregel kann man sagen, dass der Arbeitgeber alle Kosten anlässlich einer Dienstreise steuerfrei erstatten kann, welche der Arbeitnehmer als Werbungskosten von den Steuern absetzen könnte. Erstattet der Arbeitgeber mehr als die möglichen Werbungskosten, so handelt es sich jedoch um stpfl. Arbeitslohn.
Sofern sich die Mehrzahlungen auf die Kosten für die Verpflegung beziehen, weil die tatsächliche Zahlung höher als die steuerliche Pauschale ist, ergeben sich hier wieder zwei Optionen. Entweder muss der Arbeitgeber im Rahmen des Lohnsteuerabzugs den individuellen Steuersatz anwenden oder er versteuert die Erstattung pauschal gem. 40 EStG mit 25%. Voraussetzung für die Pauschalierung ist jedoch, dass max. die doppelte Verpflegungspauschale gezahlt wird. Stehen Ihnen z.B. pro Tag 14€ zu und erstattet der Arbeitgeber 30€, so ergibt sich folgende Aufteilung:
- 14€ wären steuerfrei nach §3 Nr. 16 EStG,
- weitere 14€ würden dann pauschal mit 25% versteuert werden und
- für 2€ muss dann der individuelle Steuersatz angewendet werden.
Besonderheit: Zusammenfassende Rechnung
Wird die Verpflegung und die Übernachtung in einer Rechnung zusammengefasst, so muss zur Ermittlung der Übernachtungskosten die zustehende Verpflegungspauschale wie folgt gekürzt werden:
- für Frühstück um 20 %
- für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %
Dies bedeutet bei einem Tagessatz im Inland von 28 € eine Kürzung für das Frühstück um 5,60 € (20 % von 28 €) und bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 11,20 € (40 % von 28 €). Die zustehende Pauschale kann dann max. auf 0€ herabgesetzt werden.
Fazit:
Bei den o.g. Angaben handelt es sich um einen kurzen Überblick über die Reisekosten im Steuerrecht. Für weitere detaillierte Informationen können Sie sich das folgende BMF Schreiben anschauen:
Einzutragen sind die Kosten übrigens auf der zweiten Seite der Anlage N:
31.05.2020 - Daniel Eilenbrock - de@ntg24.de
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Dr. Dieter Hofmann
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02.06.2020 11:24:43 Uhr
Wie auch schon zuletzt zum Arbeitszimmer bei Ehegatten:
Sehr übersichtlich und klar. Danke.
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