als .pdf Datei herunterladen

Wie ist die Vorgehensweise bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Eine Kurzübersicht in Form einer Infografik

 

Was ist Ziel und Zweck einer Verfahrensdokumentation?

 

Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) für die

- Erfassung,

- Verbuchung,

- Verarbeitung,

- Aufbewahrung,

- Entsorgung

von Daten und Belegen erfüllt sind.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt somit den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von

- der Entstehung der Informationen über

- die Indizierung,

- die Verarbeitung und Speicherung,

- dem eindeutigen Wiederfinden,

- der maschinellen Auswertbarkeit,

- der Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und der Reproduktion.

(RZ 152 GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019)

 

Warum wird eine Verfahrensdokumentation gefordert?

 

Anzeige:

Werbebanner Zürcher BörsenbriefeFrüher war es üblich, dass alle steuerlich relevanten Daten auf Papier im Unternehmen vorlagen. Die Verfahren der Buchführung und Aufbewahrung der Unterlagen konnte mit wenigen Worten vom Unternehmer beschrieben werden. Der Betriebsprüfer konnte auch davon ausgehen, dass in allen Unternehmen so verfahren wird.

Heutzutage kommen, entstehen und verlassen steuerlich relevante Daten immer häufiger elektronisch das Unternehmen.

Das bedeutet, dass sich die Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen gravierend unterscheiden können. Mit wenigen Worten lassen sich IT-gestützte Buchführungs- und Aufbewahrungsverfahren nicht beschreiben. Vor allem dann nicht, wenn das Unternehmen mehrere Systeme einsetzt.

Z.B.: Fakturierungsprogramm, Buchführung, E-Mail, Reisekosten, Fahrtenbuch, Kassenbuch etc.

Ein weiteres Problem besteht auch in der Tatsache, dass in einer Betriebsprüfung immer zurückliegende Jahre geprüft werden. Somit ist es ganz entscheidend zu wissen und zu dokumentieren, welches System bzw. Verfahren wie vor 3 – 10 Jahren genutzt wurde.

 

Wie geht der Unternehmer an die Erstellung an eine Verfahrensdokumentation heran?

 

Die einzelnen Schritte habe ich in der folgenden Infografik dargestellt:

 

Dieser Beitrag wurde nicht in meiner dienstlichen Eigenschaft als Betriebsprüferin verfasst.

 

21.02.2021 - Andrea Köchling - info@andrea-koechling.de

 






Ihre Bewertung, Kommentar oder Frage an den Redakteur


Bitte geben Sie die Anzahl der unten gezeigten Eurozeichen in das Feld ein.
>

 



Bewertungen, Kommentare und Fragen an den Redakteur

 

  • Dieter Hofmann - 22.02.2021 08:35:11 Uhr

    Gut dargestellt. Jedoch finden sich nicht nur hier sondern in den gesamten GoBD keine hinreichenden Hinweise, wie sich ein kleines Unternehmen verhalten kann und muss. Es gibt mittlerweile viel zu viele formaljuristische Anforderungen, die Kleinstunternehmen überfordern.
    Da ist es wichtig, immer konkret anzugeben, was der auch durch diese Unternehmen einzuhaltende Mindeststandard ist.


 

Haftungsausschluss - Die EMH News AG übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der Empfehlungen sowie für Produktbeschreibungen, Preisangaben, Druckfehler und technische Änderungen. (Ausführlicher Disclaimer)