Cloudspeicher – The Price You Pay
Steuerliche Risiken bei Nutzung von Cloudspeichern
Cloudspeicher: bequem, komfortabel und weit verbreitet. Eingesetzt als Speicher, Backuplösung oder mobile Synchronisationslösung werden Geschäftsdokumente und andere Steuerunterlagen ohne Wissen über steuerliche Folgen in der Cloud gespeichert. Doch Bequemlichkeit hat Ihren Preis, auch Bruce Springsteen warnte vor dem ständigen Fluch des Preises, den jeder zahlen muss („From the restless pull of the price you pay“). Dass er dabei ganz sicher nicht an die steuerliche Einordnung von Cloudspeichern gedacht hat leuchtet allerdings auch ein. Aber trotzdem: Unbedarfte Nutzung kann finanziell tatsächlich gefährlich werden. Was also muss ich bei Nutzung von Google Drive, Dropbox, OneDrive & Co beachten?
Aber fangen wir ganz von vorne an: Wie funktioniert eigentlich ein Cloudspeicher? Der Duden definiert diesen als: „Internetdienst, der Rechen- oder Speicherkapazität anbietet, auf die über ein Netzwerk (z. B. das Internet) zugegriffen wird“. Was so einfach und unkompliziert klingt, ist es steuerlich gesehen aber nicht. Es gibt eine Variable, welche das Ganze kompliziert macht: Wo liegt der Speicher? Oft wird die Antwort lauten: Keine Ahnung. Oder wissen Sie, wo Ihre Daten vom Google Drive gespeichert werden? Die Wahrscheinlichkeit, dass der Server im Ausland liegt ist groß. Von Google sind 23 Serverstandorte Stand 03/2020 bekannt, nur einer davon liegt in Deutschland (Frankfurt). Eine Wahl, welchen Standort man nutzen möchte, besteht nicht.
Die rechtliche Brisanz dieses Themas ergibt sich daraus, dass der deutsche Gesetzgeber fest vorgibt, dass steuerliche Unterlagen im Inland aufbewahrt werden müssen. Eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland hingegen muss beim Finanzamt beantragt und natürlich auch genehmigt werden. Dies leuchtet prinzipiell ein, braucht der Fiskus doch ggf. direkten Zugriff auf die Unterlagen. Gesetz und Lebenswirklichkeit liegen allerdings erfahrungsgemäß Jahre auseinander, zu schnell ist die digitale Entwicklung für den Gesetzgeber. Wir leben in einer immer stärker digitalisierten Welt: Wo früher eine Reise oder Spedition notwendig war, um Unterlagen ins Ausland zu verbringen, reicht heute ein Klick. Eine Datei vom Desktop in den Cloudspeicher zu ziehen funktioniert per Drag-And-Drop. Nie war es einfacher seine Buchprüfung ins Ausland zu verlagern – Ohne es zu wissen.
Dies kann gravierende Folgen haben: Wenn der Steuerpflichtige gegen seine Pflichten im Zusammenhang mit der Verlagerung seiner elektronischen Buchführung ins Ausland verstößt, können im Einzelfall Verzögerungsgelder zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro festgesetzt werden.
Nicht falsch verstehen: Dies bedeutet nicht, dass man Cloudspeicher nicht nutzen kann oder gar sollte. Es gibt mittlerweile genügend Anbieter, welche einen Serverstandort in Deutschland garantieren. So wirbt sogar der Branchenriese Microsoft offen damit, dass die Geschäftsdaten von Businesskunden in Deutschland gespeichert werden.
Es gilt also: Augen auf bei Cloudanbieter-Wahl! Oder wie es der Boss in seiner unnachahmlichen Art sagt: „You make up your mind, you choose the chance you take.“
10.05.2020 - Matthias Eilenbrock - me@ntg24.de
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