ELStAM 2025: Wichtige Neuerungen für Arbeitgeber
Regelungen zu ELStAM im Fokus
Das BMF hat mit Schreiben vom 13. Dezember 2024 (IV C 5 - S 2363/19/10007 :004) das ELStAM-Verfahren grundlegend überarbeitet. Es ersetzt das ELStAM-Schreiben aus 2018 sowie das Schreiben zur Einbeziehung beschränkt Steuerpflichtiger aus 2019. Die neuen Regelungen gelten ab 1. Januar 2025.
Zentrale Änderungen im Überblick
Arbeitgeberanmeldung und ELStAM-Abruf
Anmeldung des Arbeitgebers bei Mein ELSTER erforderlich.
Angaben für den ELStAM-Abruf:
- Steuer-ID des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum
- Beschäftigungsbeginn
- Referenzdatum („gültig ab“)
- Angabe, ob Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis
Hinweis: Wird die Angabe zum Haupt-/Nebenverhältnis nicht gemacht, muss Klasse VI angewendet werden.
Arbeitgeberwechsel und ELStAM-Verfahren
- Abmeldung durch den bisherigen Arbeitgeber ist verpflichtend.
- Anmeldung des neuen Arbeitgebers führt zur automatischen Bereitstellung der neuen ELStAM.
- Bei Kollisionen greift die Sechs-Wochen-Frist: falsche Hauptarbeitgeber-Anmeldung kann durch rückwirkende Korrektur aufgehoben werden.
Fehlende oder fehlerhafte ELStAM
- Bei fehlenden ELStAM: Anwendung der Steuerklasse VI.
- Bei technischen Störungen: Nutzung voraussichtlicher ELStAM bis zu drei Monate zulässig.
- Fehlerhafte Merkmale (z. B. falsche Steuerklasse durch fehlende Ehegattenverknüpfung): Drei-Monats-Kulanzregelung bei schriftlicher Versicherung durch den Arbeitnehmer.
Neu: Die Kulanzregelung bei Fehlern früherer Arbeitgeber entfällt. Korrekturen müssen durch reguläre An- und Abmeldungen erfolgen.
Haftungsrisiken für Arbeitgeber
Das BMF weist ausdrücklich auf folgende Haftungsrisiken hin:
1. Nicht-Anmeldung beim ELStAM-Verfahren (Rn. 130)
2. Lohnsteuerabzug ohne elektronische Merkmale (Rn. 131)
3. Verwendung voraussichtlicher ELStAM ohne rechtliche Voraussetzungen (Rn. 132)
4. Fehlende Steuer-ID bei unbeschränkt Steuerpflichtigen (Rn. 133)
In diesen Fällen haftet der Arbeitgeber grundsätzlich für die Differenz zur Steuerklasse VI inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
Neue ELStAM zur Pflegeversicherung: Kinderzahl ab 2025
- Die Anzahl der Kinder beeinflusst seit 2023 die Beitragshöhe in der Pflegeversicherung.
- Diese Information wird ab 2025 über ELStAM bereitgestellt.
- Datengrundlage: BZSt (Zentraldatenbank), gespeist durch Meldebehörden und Finanzämter.
- Teilnahme am System „DaBPV“ (digitales Verfahren zur Beitragsdifferenzierung) ist für alle beitragsabführenden Stellen verpflichtend.
- Auch nachträgliche Änderungen bei der Elterneigenschaft oder Kinderzahl werden automatisch übermittelt.
ELStAM ab 2026: Daten zur privaten Krankenversicherung
Ab 2026 werden zwei neue elektronische Merkmale zur privaten Krankenversicherung eingeführt:
1. Höhe der steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse (§ 3 Nr. 62 EStG)
2. Höhe der anrechenbaren PKV-Beiträge für die Vorsorgepauschale
- Ermittlung erfolgt im Zusammenspiel zwischen PKV-Unternehmen, Finanzverwaltung und Arbeitgebern.
- Übermittlung erfolgt im Dezember für das Folgejahr.
- Übergangsregelung 2026/2027 erlaubt in Ausnahmefällen noch Ersatzbescheinigungen.
- Anwendungshinweise im BMF-Schreiben vom 3. Juni 2025 (IV C 5 - S 2363/00047/004/136)
24.11.2025 - Daniel Eilenbrock
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