Fahrtenbuch und Verschwiegenheitspflicht: Was Berufsgeheimnisträger beachten müssen
FG Hamburg stärkt Datenschutz – aber nur in engen Grenzen
Rechtsanwälte, Steuerberater oder Ärzte unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht. Doch wie weit reicht diese im Steuerrecht, wenn der Fiskus Einblick in sensible Daten verlangt? Insbesondere das Fahrtenbuch steht dabei häufig im Mittelpunkt. Das Finanzgericht (FG) Hamburg hat mit Urteil vom 13.11.2024 (Az. 3 K 111/21) klargestellt, dass eine teilweise Schwärzung von Einträgen zulässig sein kann – aber nur unter strengen Voraussetzungen.
Hintergrund: Fahrtenbuch als steuerliches Beweismittel
Wird ein betriebliches Fahrzeug auch privat genutzt, kann der geldwerte Vorteil entweder pauschal per 1-%-Methode (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG) oder individuell auf Basis eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG) ermittelt werden. Die zweite Methode bietet oftmals steuerliche Vorteile, setzt aber voraus, dass das Fahrtenbuch lückenlos, zeitnah und vollständig geführt wird.
Dabei müssen die folgenden Angaben enthalten sein:
- Datum der Fahrt,
- Reiseziel,
- besuchte Person bzw. Geschäftspartner oder der konkrete geschäftliche Zweck,
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt,
- sowie die jeweils gefahrene Strecke.
Reine Ortsangaben reichen nicht aus, es sei denn, der Geschäftspartner ist eindeutig erkennbar oder auf einfache Weise ermittelbar.
Der Streitfall: Anwalt schwärzt Mandantenangaben
Ein Hamburger Rechtsanwalt hatte für die Veranlagungszeiträume 2017 bis 2019 ein Fahrtenbuch vorgelegt, das zahlreiche geschwärzte Angaben enthielt. Betroffen waren insbesondere die Spalten „Fahrtstrecke“ und „Grund der Fahrt / besuchte Personen“ – also genau jene Angaben, die zur Plausibilisierung der beruflichen Veranlassung erforderlich sind. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch deshalb nicht an.
Der Anwalt verteidigte die Schwärzungen mit Hinweis auf seine Pflicht zur Verschwiegenheit gemäß § 43a Abs. 2 BRAO i. V. m. § 203 StGB. Diese lasse es nicht zu, sensible Mandantendaten gegenüber der Finanzverwaltung offen zu legen – auch nicht im Rahmen einer Außenprüfung.
Entscheidung des FG Hamburg: Eingeschränkte Schwärzung zulässig
Das FG stellte klar: Berufsgeheimnisträger dürfen einzelne Einträge im Fahrtenbuch schwärzen, wenn dies zum Schutz der Identität ihrer Mandantinnen und Mandanten zwingend erforderlich ist. Die Verschwiegenheitspflicht genießt grundrechtlichen Schutz.
Aber: Die Schwärzungen dürfen sich nicht auf ganze Spalten oder systematisch auf sämtliche Angaben beziehen. Gerade wenn es sich bei der überwiegenden Mehrheit der Einträge um vollständig anonymisierte Fahrten handelt, fehlt es an der prüfbaren Nachvollziehbarkeit der beruflichen Veranlassung.
In solchen Fällen sei das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG – mit der Folge, dass die 1-%-Regelung zur Anwendung kommt.
Praxishinweis: Transparenz trotz Geheimnisschutz
Das Urteil zeigt: Diskretion ist erlaubt, aber nicht unbegrenzt. Berufsgeheimnisträger müssen einen Ausgleich schaffen zwischen steuerlicher Mitwirkungspflicht und dem Schutz ihrer Mandantendaten. Konkret bedeutet das:
- Zulässig sind punktuelle Schwärzungen, etwa von Namen oder Aktenzeichen.
- Unzulässig sind pauschale Schwärzungen ganzer Fahrten oder Spalten.
- Behördentermine, Gerichtsfahrten oder Kanzleibesuche müssen vollständig angegeben werden – diese unterliegen nicht der Verschwiegenheit.
- Der Steuerpflichtige trägt die Beweislast: Er muss im Zweifel erklären können, warum eine Schwärzung erforderlich war und auf welchem Mandatsverhältnis sie beruhte.
25.07.2025 - Daniel Eilenbrock
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