GoBD 2. Änderung – Digitalisierte Prozesse im Fokus
BMF‑Schreiben vom 14.07.2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 14. Juli 2025 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erneut angepasst. Die Änderungen treten mit Veröffentlichung in Kraft und ersetzen die bisherige Fassung vom 11. März 2024.
Anlass der Änderung
Die zweite GoBD-Anpassung reagiert auf aktuelle Entwicklungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung, insbesondere im Hinblick auf die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025. Ziel ist es, rechtssichere, aber praxisgerechte Vorgaben zur elektronischen Belegführung und -aufbewahrung zu schaffen.
Archivierung elektronischer Rechnungen
Elektronisch übermittelte Rechnungen – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD – müssen nicht zwingend bildhaft (etwa als PDF) gespeichert werden. Entscheidend ist, dass der inhaltliche Gehalt vollständig erhalten bleibt und die Daten maschinell auswertbar sind. Der strukturierte Datensatz genügt somit regelmäßig als alleiniger Aufbewahrungsbeleg.
Bei hybriden Rechnungsformaten mit zusätzlich enthaltenem PDF (z. B. ZUGFeRD) muss dieses nur dann mitarchiviert werden, wenn es zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält – beispielsweise Signaturen oder spezifische Buchungsvermerke.
Konvertierung und maschinelle Auswertbarkeit
Konvertierungen von elektronischen Dokumenten (z. B. von E-Mail zu PDF oder bei OCR-Verarbeitung) sind zulässig, wenn:
- der Inhalt unverändert bleibt,
- das neue Format maschinell auswertbar ist,
- und die Umwandlung in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar beschrieben wird.
Bei Texterkennung, Barcode-Auswertung oder anderen OCR-Prozessen müssen auch die daraus resultierenden Datenbestandteile archiviert werden, wenn sie für steuerliche Zwecke relevant sind.
Keine doppelte Aufbewahrung von Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen müssen nicht mehr in mehreren Formaten gespeichert werden, sofern jederzeit ein inhaltsgleiches Dokument erzeugt werden kann. Die Pflicht zur doppelten Archivierung entfällt damit weitgehend – auch bei reiner Systemerstellung ohne PDF-Ausgabe.
Zahlungsdienstleister: Keine allgemeine Archivierungspflicht
Zahlungsnachweise von Dienstleistern wie PayPal, Klarna oder Stripe müssen nur dann aufbewahrt werden, wenn sie die alleinige Grundlage der Umsatzerfassung sind oder zur Trennung zwischen Bar- und Onlineumsätzen dienen. In der Regel sind diese Protokolle nicht aufbewahrungspflichtig, wenn ein separates Kassen- oder Buchführungssystem vorhanden ist.
Verfahrensdokumentation bleibt zentrales Element
Das BMF betont die Bedeutung einer transparenten Verfahrensdokumentation. Darin müssen alle Prozesse zur Datenerfassung, -konvertierung, -speicherung und -archivierung beschrieben werden. Nur so kann bei einer steuerlichen Außenprüfung nachvollzogen werden, dass die digitalen Prozesse den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
Ausblick: Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Die Anpassungen stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im innerdeutschen B2B-Verkehr ab dem Jahr 2025. Unternehmen sollten ihre internen Systeme und Archivierungsprozesse jetzt prüfen und die Verfahrensdokumentation entsprechend aktualisieren.
Volltext des Schreibens:
BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (PDF)
24.10.2025 - Daniel Eilenbrock
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