Unbezahlter Urlaub: Steuerliche Folgen für Unternehmen und Mitarbeitende
Eine beliebte, aber steuerlich relevante Option
Für Mitarbeitende bietet unbezahlter Urlaub oft die Möglichkeit, lang ersehnte Pläne umzusetzen, etwa eine längere Reise oder private Auszeit. Doch Unternehmen müssen hierbei steuerliche Besonderheiten beachten, vor allem hinsichtlich der Lohnabrechnung.
Grundsätzliches zur Lohnsteuer bei unbezahltem Urlaub
Im Normalfall ist der Urlaub der Mitarbeitenden bezahlte Freizeit. Gewährt der Arbeitgeber jedoch unbezahlten Urlaub, entstehen lohnsteuerlich zunächst keine Schwierigkeiten. Dies folgt aus dem Zuflussprinzip: Keine Gehaltszahlung bedeutet auch keine steuerlichen Verpflichtungen.
Anders verhält es sich, wenn trotz unbezahltem Urlaub bestimmte Gehaltsbestandteile wie ein Firmenwagen oder vermögenswirksame Leistungen weiterhin gewährt werden. Diese Leistungen bleiben auch während der unbezahlten Zeit steuerpflichtig und müssen entsprechend versteuert werden.
Auswirkungen auf die monatliche Lohnabrechnung
Entscheidend für die Lohnabrechnung ist, dass der unbezahlte Urlaub nicht zu einer Verkürzung des monatlichen Abrechnungszeitraums führt. Selbst wenn Mitarbeitende innerhalb eines Monats einige Tage unbezahlten Urlaub nehmen, bleibt der Abrechnungszeitraum unverändert.
Die Tage ohne Lohnzahlung werden dennoch bei der Abrechnung als Beschäftigungstage gezählt. Einzige Ausnahme: Falls Mitarbeitende während des unbezahlten Urlaubs stattdessen im Ausland Arbeitslohn beziehen, der nicht der deutschen Lohnsteuerpflicht unterliegt, verändert sich der Abrechnungszeitraum gegebenenfalls.
Unbezahlter Urlaub als „Unterbrechung“ im Lohnkonto
Nimmt ein Mitarbeitender mindestens fünf Arbeitstage hintereinander unbezahlten Urlaub, muss im Lohnkonto eine Unterbrechung vermerkt werden. Diese wird mit dem Buchstaben „U“ gekennzeichnet (§ 41 Abs. 1 Satz 5 EStG). Dabei genügt der Wegfall der Hauptlohnzahlung; eine Weitergewährung vermögenswirksamer Leistungen oder eines Firmenwagens ist unschädlich und verhindert nicht die Eintragung des „U“.
Wichtig: Jeder neue Zeitraum von mindestens fünf Arbeitstagen unbezahltem Urlaub innerhalb eines Kalenderjahres wird erneut mit einem „U“ dokumentiert. Über den Jahreswechsel hinausgehende Zeiträume werden getrennt betrachtet.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung ab 2025: Besonderheiten beachten
Seit 2025 ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zwingend die Anzahl der „U“-Eintragungen anzugeben (§ 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG). Der genaue Zeitraum des unbezahlten Urlaubs ist jedoch nicht erforderlich. Hat beispielsweise ein Mitarbeitender im Kalenderjahr einmal zwei Wochen und ein weiteres Mal eine Woche unbezahlten Urlaub genommen, ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung die Zahl „2“ einzutragen.
Weitere Details und Erläuterungen zu den neuen Bescheinigungspflichten ab 2025 sind im entsprechenden BMF-Schreiben vom 5. September 2024 nachzulesen. Arbeitgeber sollten diese Neuerungen rechtzeitig in ihren internen Abläufen berücksichtigen, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
04.07.2025 - Daniel Eilenbrock
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